Ninebox Talent Mapping Management adalah alat manajemen performa yang digunakan untuk memetakan karyawan berdasarkan dua dimensi utama: performa saat ini dan potensi masa depan. Kotak Ninebox Talent Mapping Management ini dibagi menjadi sembilan sel, dengan sumbu horizontal mewakili performa saat ini dan sumbu vertikal mewakili potensi karyawan untuk berkembang di masa depan. Posisi seorang karyawan dalam matriks ini akan menentukan strategi pengembangan yang tepat untuk masing-masing individu.
Dalam dunia bisnis yang kompetitif, mengidentifikasi, mengembangkan, dan memanfaatkan bakat-bakat terbaik menjadi kunci keberhasilan suatu organisasi. Namun, mengevaluasi kualitas kandidat yang telah bekerja sesuai dengan kebutuhan dan strategi jangka panjang perusahaan dapat menjadi proses yang cukup rumit serta memakan waktu, terutama jika perusahaan sudah cukup besar dengan ratusan pegawai dari berbagai divisi.
Apa itu Ninebox Talent Mapping Management (9 Box Matrix)?
Ninebox Talent Mapping Management adalah alat manajemen bakat yang terkenal di mana karyawan disegmentasi menjadi sembilan kelompok berdasarkan dua dimensi – kinerja dan potensi. Tujuan dari matriks ini adalah untuk menyelaraskan inisiatif pengelolaan dan pengembangan talenta agar dapat memberikan nilai tambah yang paling besar.
9 Box Talent Management adalah sebuah strategi dalam manajemen sumber daya manusia (HR) yang bertujuan untuk mengoptimalkan potensi dan kinerja karyawan. Pendekatan ini menggunakan kotak berukuran 3 x 3, dengan total 9 kotak, yang memungkinkan HR Practitioner dan manajer untuk mengklasifikasikan karyawan berdasarkan pada dua kriteria penting, yaitu kinerja dan potensi.
9 Box Matrix sebagai alat manajemen performa yang digunakan untuk memetakan karyawan berdasarkan dua dimensi utama: performa saat ini dan potensi masa depan. Kotak matriks 9-Box Matrix dibagi menjadi sembilan sel, dengan sumbu horizontal mewakili performa saat ini dan sumbu vertikal mewakili potensi karyawan untuk berkembang di masa depan. Posisi seorang karyawan dalam matriks ini akan menentukan strategi pengembangan yang tepat untuk masing-masing individu.
Mengapa Perlu Ninebox Talent Mapping Management?
Dalam penggunaanya, 9 Box digunakan sebagai alat evaluasi untuk menggambarkan posisi karyawan dalam hal kinerja saat ini dan potensi mereka untuk masa depan. Karyawan ditempatkan dalam salah satu kotak berdasarkan penilaian objektif yang dilakukan oleh HR Practitioner dan manajer atau pimpinan.
Karyawan dengan kinerja tinggi dan potensi besar ditempatkan di kotak-kotak yang menunjukkan keunggulan mereka. Mereka adalah bakat berharga yang mungkin menjadi pemimpin masa depan dan mampu memberikan kontribusi signifikan bagi organisasi.
Kotak-kotak tersebut mencerminkan kombinasi antara kinerja saat ini (seperti hasil kerja, pencapaian, dan kontribusi) dan potensi (seperti kemampuan untuk berkembang, beradaptasi, dan mengambil tanggung jawab yang lebih besar di masa depan).
Di sisi lain, karyawan dengan kinerja rendah dan potensi terbatas ditempatkan di kotak yang mungkin membutuhkan perhatian ekstra. Hal ini dapat mencakup karyawan yang membutuhkan pengembangan keterampilan, dukungan tambahan, atau penyesuaian dalam peran mereka.
Penggunaan Ninebox Talent Mapping Management
1. Identifikasi dan pengembangan bakat
Dengan menggunakan 9-Box Matrix, departemen SDM dapat mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi tinggi untuk mengisi peran manajemen atau posisi strategis lainnya di perusahaan. Karyawan yang berada di kotak “Potensial Tinggi” menunjukkan performa yang baik saat ini dan memiliki kualitas kepemimpinan atau keahlian khusus yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan jangka panjangnya.
2. Perencanaan suksesi
Dengan mengetahui posisi setiap karyawan dalam matriks, organisasi dapat merencanakan suksesi untuk posisi kunci dan memastikan kelangsungan operasional.
3. Pengambilan keputusan berbasis data
Penempatan karyawan dalam 9-Box Matrix didasarkan pada data performa dan potensi, bukan pada penilaian subjektif, sehingga membantu pengambilan keputusan yang lebih akurat.
4. Pengelolaan Kinerja
Matriks ini membantu manajer untuk mengidentifikasi karyawan yang memerlukan perhatian lebih lanjut dalam hal performa dan potensi, sehingga dapat diterapkan rencana tindakan yang sesuai.
Manfaat dan Tantangan Penggunaan 9 Box Talent Management
Penggunaan 9 Box Talent Management memberikan sejumlah manfaat bagi organisasi dalam mengelola talenta mereka, namun juga dapat menghadapi beberapa tantangan. Berikut adalah beberapa manfaat dan tantangan yang terkait dengan penggunaan 9 Box Talent Management:
- Identifikasi bakat potensial: Menggunakan 9 Box Talent Management memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi bakat potensial yang dapat dikembangkan menjadi calon manajer dan memberikan kontribusi signifikan bagi organisasi.
- Fokus pada pengembangan: Pendekatan ini membantu organisasi untuk mengalokasikan sumber daya dan perhatian yang tepat kepada karyawan yang membutuhkan pengembangan keterampilan atau dukungan tambahan untuk mencapai potensi maksimal mereka.
- Meningkatkan retensi karyawan: Dengan memberikan perhatian dan pengembangan yang tepat kepada seluruh karyawan, organisasi dapat meningkatkan tingkat retensi dan mempertahankan top-talent di dalam perusahaan.
- Penilaian yang subjektif: Penempatan karyawan dalam kotak 9 Box dapat menjadi subjektif tergantung pada penilaian individu oleh HR Practitioner dan manajer. Perbedaan persepsi dan penilaian yang tidak konsisten dapat mengakibatkan ketidakadilan dalam pengelolaan talenta.
- Keterbatasan data: Penggunaan 9 Box Talent Management membutuhkan data yang akurat dan komprehensif mengenai kinerja dan potensi karyawan. Tantangan muncul ketika data yang tersedia terbatas atau tidak lengkap, yang dapat mempengaruhi ketepatan penempatan karyawan dalam kotak 9 Box.
- Perubahan kebutuhan perusahaan: Karyawan yang mungkin memiliki potensi besar pada awalnya dapat mengalami perubahan dalam kinerja atau potensi mereka seiring berjalannya waktu. Hal ini menuntut fleksibilitas dalam mengelola talenta dan peninjauan secara berkala terhadap penempatan karyawan dalam kotak 9 Box.
Bagaimana Cara Menggunakan 9 Box Matrix?
Langkah pertama untuk melakukan metode 9 Box adalah mengumpulkan data tentang performa karyawan saat ini dan potensi mereka untuk pertumbuhan di masa depan. Data performa dapat berasal dari evaluasi kinerja, pencapaian target, penilaian keterampilan, dan kontribusi lainnya. Data potensi dapat mencakup penilaian bakat, keterampilan, ambisi karir, dan kemampuan untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar.
Elemen dari Ninebox Talent Mapping Management
Setelah data terkumpul, setiap karyawan ditempatkan pada salah satu sel dalam matriks berdasarkan skor performa dan potensinya. Berikut adalah penjelasan singkat tentang setiap sel dalam 9-Box Matrix:
1. High Potentials High Performance
Karyawan yang memiliki performa tinggi dan potensi yang sangat besar untuk mengisi peran kunci di masa depan. Mereka dianggap sebagai calon pemimpin yang potensial dan kemungkinan besar akan berkontribusi signifikan dalam mencapai tujuan strategis organisasi.
2. High Potential Medium performance
Karyawan dengan performa yang sangat baik dan juga memiliki potensi besar untuk pertumbuhan lebih lanjut. Mereka merupakan aset berharga bagi organisasi karena mampu memberikan nilai tambah secara konsisten, Perlu diberikan tugas-tugas yang menantang untuk membantu persiapan untuk tingkat selanjutnya.
3. Medium Potential High Performance
Karyawan yang memiliki performa tinggi saat ini, tetapi potensi mereka terbatas. Mereka dianggap sebagai kontributor andal dalam peran mereka saat ini, namun perlu lebih diperhatikan untuk mengembangkan kemampuan lebih lanjut atau diarahkan ke peran yang sesuai.
4. High Potential Low Performance
Karyawan yang memiliki potensi besar untuk pertumbuhan dan perkembangan, tetapi performa mereka saat ini belum mencapai harapan. Mereka memerlukan dukungan dan arahan lebih lanjut untuk mengoptimalkan potensi mereka.
5. Low Potential High Performance
Karyawan dengan performa yang sangat baik, tetapi potensi mereka masih harus dieksplorasi lebih lanjut. Meskipun performanya hebat, mereka mungkin tidak tertarik atau cocok untuk peran yang lebih menantang.
6. Low Potential Medium Performance
Karyawan dengan performa yang cukup baik dalam peran spesifik mereka, namun potensi mereka terbatas untuk pertumbuhan lebih lanjut dalam peran lain. Mereka dapat menjadi aset penting dalam peran yang spesifik.
7. Medium Potential Medium Performace
Karyawan yang memiliki performa dan potensi yang standar. Mereka memberikan kontribusi yang sesuai dengan harapan dan bisa menjadi pilihan yang aman untuk peran tertentu, tetapi perlu diawasi agar tidak stagnan.
8. Medium Potential Low Performance
Karyawan yang memiliki potensi, tetapi performanya masih di bawah standar. Mereka memerlukan bantuan untuk meningkatkan performa mereka.
9. Low Potential Low Performance
Karyawan dengan performa dan potensi yang rendah. Mereka memerlukan perhatian dan tindakan khusus karena mungkin tidak lagi cocok atau memberikan kontribusi yang berarti dalam organisasi.
Menginterpretasi Data Ninebox Talent Mapping Management
Setelah mengetahui posisi karyawan dalam 9 box talent management, HR practitioner perlu menginterpretasi hasil yang tersedia untuk selanjutnya mempersiapkan action plan agar SDM yang ada dapat terus menunjang perusahaan untuk terus berkembang dan lebih baik. Ada 4 pengelompokan dengan treatment yang cukup beragam, yaitu:
1. Kesalahan Perekrutan
Terdapat karyawan-karyawan yang mendapatkan penilaian rendah baik dari segi kinerja maupun potensi. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan mereka antara lain kesalahan perekrutan, bad hire atau underperformer. Menginvestasikan waktu, budget, dan sumber daya pada karyawan-karyawan ini dapat mengganggu kesuksesan perusahaan.. Oleh karena itu, penting untuk menghadapi situasi ini dengan cepat namun adil.
Dalam menghadapi bad hire, ada beberapa langkah yang dapat diambil. Pertama, identifikasi hambatan personal yang mungkin menyebabkan kinerja rendah dan kurangnya pertumbuhan. Namun, perlu diingat untuk tidak terlalu banyak menginvestasikan waktu dan sumber daya pada mereka, agar tidak merugikan karyawan lain yang memiliki kinerja baik. Kedua, duduk bersama individu tersebut untuk mencari tugas yang lebih sesuai di mana mereka dapat memanfaatkan keterampilan mereka dengan lebih baik.
Jika kedua langkah tersebut tidak memberikan hasil yang memuaskan, langkah terakhir adalah membuat rencana keluar bersama di mana HR Practitioner membantu individu tersebut menemukan peran yang lebih cocok di luar organisasi.
2. Membutuhkan Strategi Pengembangan
Karyawan yang membutuhkan strategi pengembangan adalah mereka yang tergolong dalam kategori “Low Performance” dan “Low Potential” dalam 9 box grid, namun memiliki satu penilaian medium.
Karyawan dengan kinerja “Low Performance + Medium Potential” belum mencapai ekspektasi, kurang mencapai target, atau memberikan kontribusi yang kurang memuaskan. Mereka membutuhkan pengembangan keterampilan, dukungan tambahan, atau penyesuaian dalam peran yang diemban.
Di sisi lain, karyawan dengan potensi “Low Potential + Medium Performance” memiliki keterbatasan dalam pengembangan karir di masa depan. Mereka memerlukan perhatian ekstra dan dukungan khusus untuk mengembangkan keterampilan yang diperlukan.
Buatlah performance improvement plan (PIP) secara bersama untuk mengidentifikasi hambatan yang terjadi dan keterampilan yang diperlukan memaksimalkan potensi dan kinerja mereka. Berikan expectation yang terukur dan tetapkan dengan jelas seperti apa kinerja yang baik akan terlihat. Karyawan harus jelas mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
Dianjurkan untuk melakukan evaluasi setiap bulan untuk meninjau kemajuan yang dicapai dalam PIP tersebut. Selalu dokumentasikan pertemuan-pertemuan ini dengan rapi dan terstruktur karena ini akan membantu HR Practitioner membuat keputusan yang lebih baik berbasis data.
3. Membutuhkan Perhatian Khusus
Terdapat juga karyawan-karyawan yang membutuhkan perhatian khusus. Mereka tergolong memiliki dua ekstrim yang berlainan, seperti “High Performance namun Low Potential” dan “High Potential namun Low Performance” , sehingga membutuhkan perhatian khusus.
Karyawan dengan kinerja “High Performance namun Low Potential” memiliki kinerja yang sangat baik saat ini, tetapi memiliki potensi pengembangan yang terbatas. Mereka perlu mendapatkan perhatian khusus agar dapat mengembangkan potensi mereka dan berkontribusi lebih besar di masa depan. Dalam hal ini, perlu diberikan peluang pengembangan, pelatihan, dan pembinaan agar karyawan tersebut dapat mengembangkan keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk peran yang lebih strategis.
Di sisi lain, karyawan dengan potensi “High Potential namun Low Performance” memiliki potensi pengembangan yang tinggi, namun saat ini kinerjanya masih rendah. Mereka membutuhkan perhatian khusus untuk meningkatkan kinerja mereka dan memanfaatkan potensi yang dimiliki. Dalam hal ini, perlu dilakukan evaluasi menyeluruh untuk mengidentifikasi hambatan atau faktor yang menyebabkan kinerja rendah, serta merancang rencana perbaikan yang efektif untuk membantu mereka mencapai tingkat kinerja yang sesuai dengan potensi yang dimiliki.
4. Calon Pemimpin Perusahaan
Calon pemimpin perusahaan tergolong dalam tiga kategori dalam 9 box grid, yaitu “medium potential + medium performance”, “medium potential + high performance”, dan “high potential + medium performance”. Mereka memiliki potensi pengembangan yang baik dan juga telah menunjukkan kinerja yang memadai dalam perannya.
Karyawan dengan kategori “medium potential + medium performance” menunjukkan potensi yang dapat dikembangkan lebih lanjut dan memiliki kinerja yang memenuhi ekspektasi. Dalam hal ini, penting untuk memberikan kesempatan pengembangan dan pembinaan yang tepat agar mereka dapat terus meningkatkan keterampilan dan kemampuan mereka. Tujuan utama adalah memindahkan mereka ke kotak “high potential” dengan kinerja yang terus meningkat.
Karyawan dengan kategori “medium potential + high performance” telah menunjukkan kinerja yang sangat baik dan juga memiliki potensi pengembangan yang baik. Mereka adalah aset berharga bagi perusahaan dan memiliki potensi untuk mengambil peran kepemimpinan di masa depan. Dalam hal ini, perusahaan perlu memperhatikan pengembangan karir mereka, memberikan peluang yang lebih besar, dan membantu mereka tumbuh menjadi pemimpin yang sukses.
Karyawan dengan kategori “high potential + medium performance” memiliki potensi pengembangan yang tinggi, namun kinerjanya masih perlu ditingkatkan. Mereka menunjukkan kemampuan untuk berkembang menjadi pemimpin yang efektif, tetapi perlu mendapatkan dukungan dan pembinaan untuk mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi. Dalam hal ini, perusahaan perlu merancang rencana pengembangan yang efektif untuk membantu mereka mencapai potensi penuh mereka.
5. Talenta Terbaik
Talenta terbaik dalam organisasi adalah mereka yang termasuk dalam kategori “High Potential + Performance” dalam 9 box grid. Mereka merupakan karyawan yang memiliki potensi pengembangan yang tinggi dan telah menunjukkan kinerja yang luar biasa.
Karyawan dengan kategori ini memiliki potensi yang sangat besar untuk mengambil peran kepemimpinan yang strategis dalam organisasi. Mereka telah menunjukkan kinerja yang sangat baik dan konsisten, serta memiliki bakat dan kemampuan yang dapat membawa kontribusi signifikan bagi pertumbuhan dan keberhasilan perusahaan.
Dalam mengelola talenta terbaik ini, perusahaan perlu memberikan perhatian khusus untuk memastikan mereka tetap terlibat, termotivasi, dan berkembang. Langkah-langkah yang dapat diambil termasuk memberikan peluang pengembangan karir yang menantang, memberikan tugas-tugas yang strategis, dan memberikan dukungan dan pembinaan yang kontinu.
Mendorong kolaborasi dan pengakuan atas kontribusi mereka juga penting untuk mempertahankan talenta terbaik dalam organisasi. Perusahaan harus secara proaktif mengidentifikasi dan memperhatikan kebutuhan serta aspirasi mereka, sehingga mereka merasa dihargai dan memiliki kesempatan untuk terus tumbuh dan berkembang.
#mengelola talenta karyawan
#potensi pemimpin
# Ninebox Talent Mapping Management
#9 Box Talent Management
