Di lingkungan kerja, masalah komunikasi seringkali menjadi kambing aneka kekacauan, mulai dari turunnya produktivitas, konflik antarkaryawan, sampai gagalnya proyek besar. Banyak pemimpin tergesa-gesa menyimpulkan karyawannya kurang pandai merangkai kata, baik saat berpresentasi, menulis, maupun menyampaikan pesan. Tak heran, anggaran pelatihan komunikasi digelontorkan besar-besaran untuk mengasah kemampuan berbicara dan menulis.
Tidak salah memang. Namun, jika dipikirkan lebih dalam, masalahnya tak selalu demikian. Ada fenomena tak mengenakkan. Bukan karyawan yang tidak bisa berkomunikasi dengan baik, melainkan eksekutif (direktur, manajer, supervisor) yang tak mau mendengarkan atau menyimak. Mereka sekadar mendengar. Perbedaan ini sangat krusial. Bukan lagi soal keterampilan teknis, melainkan sudah menyangkut budaya dan perilaku.
Kekeliruan Anggapan “Kita Butuh Juru Bicara Andal”
Banyak perusahaan mengukur efektivitas komunikasi dari kehebatan orang berbicara. Mereka yang fasih, meyakinkan, dan piawai beradu argumen sering mendapatkan perhatian ekstra. Program kepemimpinan pun tak lepas dari penekanan pada teknik bercerita, gaya bicara yang memikat, dan cara menyusun narasi.
Namun kenyataan di lapangan menunjukkan realitas yang berbeda. Konflik di kantor jarang terjadi karena orang tidak mampu berbicara dengan baik, tetapi karena banyak pihak merasa tidak diacuhkan dan tidak didengarkan.
Coba bayangkan rapat lintas divisi. Tim pemasaran melontarkan gagasan kampanye yang masif. Divisi operasi langsung angkat bicara soal kendala teknis. Sementara keuangan langsung mempertanyakan anggaran. Tiap-tiap divisi sudah menyampaikan pendapatmya masing-masing secara gamblang. Namun, alih-alih berupaya mencapai kesepakatan, diskusi menjadi panas dan menjadi arena untuk saling serang. Penyebabnya? Mereka tidak menyimak untuk memahami, tetapi sibuk merangkai kata-kata untuk menyerang balik. Jadi, intinya bukan karena mereka kurang pandai bicara, melainkan karena tidak kuatnya niat untuk menerima masukan pihak lain.
Aktif Menyimak: Keterampilan yang Kerap Terabaikan
Menyimak sering dianggap enteng, seolah kegiatan pasif yang tak butuh upaya. Padahal, menyimak dengan sungguh-sungguh menguras energi dan emosi. Butuh kesediaan untuk tak buru-buru memberikan penilaian, mengesampingkan egoisme, serta rela berhadapan dengan sudut pandang yang bertolak belakang dengan keyakinan.
Ada beberapa hal yang membuat budaya menyimak tergerus. Pertama, struktur kekuasaan yang kaku. Dalam organisasi dengan budaya hierarkis yang kuat, orang cenderung sangat berhati-hati memilih kata, sementara pemimpin mungkin hanya mendengarkan apa yang mereka anggap penting. Banyak petinggi merasa sudah berpengalaman sehingga meenutup mata terhadap masukan baru.
Kedua, tekanan waktu. Ketika semua hal harus serba cepat, menyimak dianggap membuang waktu. Orang lebih suka memotong pembicaraan, terburu-buru, dan langsung menyimpulan sendiri tanpa mau memahami secara komprehensif (yang memang memerlukan waktu).
Ketiga, bias kognitif. Artinya, orang cenderung mencari informasi yang menguatkan opini pribadi. Akibatnya, pendapat yang berbeda ditolak mentah-mentah.
Keempat, jati diri dan egoisme. Jika sebuah ide sudah melekat dengan identitas pribadi atau kelompok, kritik atau bantahan bisa dianggap sebagai serangan pribadi. Akhirnya, sikap defensif lebih dominan daripada sikap reflektif.
Akibat hal-hal tersebut, organisasi makin ramai suara tetapi makin sepi komunikasi bermakna.
Ketika Bicara Hanya Jadi Bising
Terlalu fokus pada kemahiran berbicara justru menciptakan banjir informasi. Rapat dipenuhi dengan paparan yang belum tentu dibutuhkan, surat elektronik menumpuk, pesan instan di grup kerja tak berhenti dikirim. Namun, apakah semua itu membuat semua orang sepaham? Belum tentu.
Kekerapan komunikasi melonjak, tetapi pemahaman tidak beranjak. Menambah saluran komunikasi atau memaksa orang lebih ekspresif tidak akan menyelesaikan masalah. Yang terjadi bisa sebaliknya, masalah tambah runyam. Komunikasi yang efektif bukan dilihat dari ramainya obrolan, melainkan dari benarnya pemahaman yang sampai ke pihak lain.
Keengganan menyimak sangat berbahaya bagi organisasi. Keputusan tidak valid. Karyawan patah semangat karena merasa tak dipedulikan. Gagasan-gagasan segar berhenti mengalir. Wawasan menjadi stagnan. Kesalahpahaman tak pernah berhenti lantaran setiap orang sibuk mengemukakan suaranya sendiri. Masalah sepele kerap memantik api konflik. Inovasi mati, baik sementara maupun selamanya akibat aneka sudut pandang hilang.
Menyimak sebagai Seni Memimpin
Kalau masalah utamanya ada di ranah menyimak, perbaikan harus dimulai dari perilaku pemimpin. Paling penting diingat, menyimak adalah kemampuan strategis yang menentukan maju-mundurnya organisasi.
Menyimak atau mendengarkan sungguh-sungguh ini ada yang sekadar menangkap informasi permukaan (“Apa yang dia bicarakan?”). Ada yang mulai menggali maksud tersembunyi. “Apa implikasi dari ucapan ini?” Ada yang sudah benar-benar masuk ke dalam sudut pandang lawan bicara. “Bagaimana cara pandang ini mengubah pemahaman saya selama ini?”. Sayangnya, kebanyakan interaksi dalam organisasi baru sampai tahap sekadar menangkap informasi permukaan. Idealnya, organisasi mampu menyelami sudut pandang lawan bicara. Inilah salah satu karakter organisasi berkinerja tinggi.
Tentu, ini butuh kerja ekstra. Pemimpin harus kuat menahan godaan untuk memotong pembicaraan, menahan diri agar tidak cepat menghakimi, dan secara sadar menyediakan ruang aman bagi pandangan yang berbeda.
Membangun Budaya Menyimak
Mengubah gaya komunikasi perusahaan tak cukup mengandalkan niat baik orang per orang. Perlu ada intervensi yang sistematis. Kurangi porsi presentasi satu arah, perbanyak sesi dialog. Terapkan pola bergantian bicara atau refleksi terstruktur agar semua peserta mendapat giliran bersuara. Biasakan perbedaan pendapat yang sehat. Tanamkan bahwa tantangan dan kritik terhadap gagasan itu biasa, dan tidak berujung pada hukuman, apa pun bentuknya.
Saat menilai kinerja, jangan hanya melihat kepandaian berbicara. Lihatlah pula kemampuannya mempertimbangkan dan/atau menindaklanjuti masukan rekan kerja. Latih karyawan untuk mengerti perspektif orang lain, bukan sekadar mendengarkan aktif, tapi juga perubahan cara berpikir.
Perilaku pimpinan sangat menentukan. Saat pemimpin sungguh-sungguh menyimak dengan bertanya, mengakui masukan, bahkan adakalanya mengubah keputusan berdasarkan masukan tersebut, ini menunjukkan bahwa menyimak itu penting dan dihargai.
